Zeit und damit Geld sparen – diese simple Begründung taucht immer wieder auf, wenn Sie sich mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftigen. Manchmal hört sich das etwas konstruiert und sehr abstrakt an, Fakt ist aber, dass ein Dokumentenmanagement-System (DMS) viele Funktionen aufweist, die in der täglichen Arbeit nicht nur das Leben erleichtern, sondern auch wirklich Zeit und Geld sparen!

1. Schneller Suchen und Finden: Volltextsuche und die Suche nach Metadaten

Es hört sich so einfach an, aber unterschätzen Sie die Auswirkungen nicht. Dokumente zu suchen und zu finden, gehört fast zu jedem Berufsalltag. Meist sind es nur ein paar Sekunden, oft dauert es aber schon viele Minuten und gar nicht so selten, dauert die Suche nach wichtigen Informationen sogar Stunden, wenn das Dokument falsch abgelegt oder versehentlich verschoben wurde. Aufsummiert kostet die Suche nach Dokumenten sehr viel Zeit und wahrscheinlich noch mehr Nerven. Ein DMS hilft Ihnen diese Suchzeiten deutlich zu verringern und Ihre Nerven zu schonen. Dazu stehen ihnen in der Regel zwei Instrumente zur Verfügung: die Volltextsuche und die speziellere Suche nach Metadaten.

Die Volltextsuche folgt einem einfachen Prinzip. Alle Dokumente, die Sie im DMS ablegen, werden automatisch volltextindiziert und können nach allen Inhalten durchsucht werden. Das funktioniert übrigens auch mit eingescannten Dokumenten, wenn eine Texterfassung (OCR) integriert ist.

Mit der Suche nach Metadaten konzentrieren Sie die Suche auf ein ganz bestimmtes Metadatum oder eingegrenzte Bereiche. Ein Metadatum ist eine Zusatzinformation, die mit einem Dokument verknüpft ist. Diese Metadaten können automatisch aus dem Dokument erfasst, über eine Ordnerstruktur vererbt oder manuell eingegeben werden. Suchen Sie zum Beispiel ganz konkret nach einer Rechnungs- oder Kundennummer oder nach allen Rechnungen, die noch nicht freigegeben sind. Hier sind alle möglichen Kombinationen denkbar.

2. Schneller Ablegen: Das DMS als Ihr persönlicher Assistent

Trotz der komfortablen Suchfunktion, sollen die Dokumente im Normalfall nicht vogelwild, sondern strukturiert im DMS gespeichert werden. Zum Beispiel Dateien, die über eine Ordnerstruktur mit Metadaten angereichert werden, sollten natürlich im richtigen Ordner abgelegt werden.

Kurz ein Exkurs zur Verdeutlichung, wie das idealerweise aussehen könnte:
Wenn Sie beispielsweise eine Kundenakte haben, die für die Ablage von Rechnungen folgendermaßen aussieht: Kunden/Mustermann/Rechnungen/2015/Mai und eine Rechnung wird in diesen Ordner abgelegt, erhält sie automatisch die Namen der Verzeichnisse als Metadaten. Wenn Sie also nach „Mustermann“, „Rechnungen“ und „Mai“ suchen, wird die Rechnung in der Trefferliste angezeigt.

Normalerweise müssten Sie sich jetzt durch den gesamten Verzeichnisbaum klicken, um die Rechnung richtig abzulegen. Bei einem guten DMS wird ihnen das erspart. Es bieten Ihnen die Möglichkeit über eine Suchfunktion den richtigen Ablageort zu ermitteln. So reicht es in unserem Beispiel, wenn Sie den Kundennamen „Mustermann“ und das Metadatum „Rechnungen“  angeben, um sofort zur richtigen Akte zu gelangen.

3. Schnellere Prozesse: Verteilen – bearbeiten – freigeben – informieren, alles ohne Medienbrüche

Sehr viele wichtige Dokumente treffen immer noch auf Papier in Ihrem Unternehmen ein. Und auch heute noch ist es keine Seltenheit, dass diese Unterlagen immer noch über den umständlichen „Fußweg“ durch das Unternehmen laufen. Auf Ihrer Wanderschaft von Schreibtisch zu Schreibtisch lauern nicht nur viele Unwägbarkeiten – viel Papier verliert sich in endlosen Stapeln – das Dokument kann auch immer nur von einer Person bearbeitet werden. Das kostet sehr viel Zeit.

Mit einem DMS scannen Sie die Dokumente einfach alle ein und schicken sie in einen vordefinierten Workflow. Innerhalb von Sekunden sind die Dokumente auf den Monitoren der betroffenen Personen und können parallel zur Kenntnis genommen und bearbeitet werden. Nichts geht mehr auf dem Weg verloren und es entstehen keine Transportzeiten. Zudem wird von Anfang an zentral dokumentiert, was mit dem Dokument passiert. Damit lassen sich Ihre Dokumente effizient durchs Unternehmen lenken, ohne dass der Prozess durch Medienbrüche oder umständliche Transportwege behindert wird.

Noch ein weiterer Vorteil ist in diesem Zusammenhang nicht zu unterschätzen! Viele Dokumente bleiben liegen, weil der Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Mit elektronischen Workflows, können Sie solche Aufgaben schnell identifzieren und an Kollegen weiterleiten.

4. Schnelle, mobile Bearbeitung: Aufgaben bleiben nicht liegen

Dokumente in elektronischen Workflows zu bearbeiten birgt noch weitere Vorteile. Die Bearbeitung des Dokumentes ist nicht ortsgebunden, da es in elektronischer Form vorliegt und die meisten Dokumentenmanagement-System auch über externe Zugangsmöglichkeiten verfügen. Damit können Dokumente  über Smartphone-Apps oder ein Notebook bearbeitet werden, selbst wenn die Person unterwegs ist. Der Chef kann so eine Rechnung auch bequem auf einer Geschäftsreise durchwinken. 

5. Schnellere und besser fundierte Entscheidungen: Informationen sind immer komplett und aktuell

Für Entscheidungen ist es wichtig, so viele aktuelle Informationen wie möglich zur Verfügung zu haben. Ein Dokumentenmanagement-System bietet dafür die perfekte Grundlage. Mit einem DMS arbeiten Sie mit elektronischen Akten, in denen alle Informationen zu einem Kunden, einem Lieferanten oder einem Projekt gesammelt zur Verfügung stehen. Und dabei ist es egal, in welchem Format die Dateien vorliegen. E-Mails, Textdokumente, Tabellen, Grafiken und Bilder werden nicht nur zusammen in einer Akte gespeichert, sie können auch über eine komfortable Vorschau ganz schnell betrachtet werden, ohne dass Sie die Dateien öffnen müssen. So haben Sie einen schnellen Überblick über alle Fakten und können auf einer soliden Basis entscheiden.

6. Schneller Kunden und Interessenten begeistern: Alle Vorgänge direkt im Zugriff

Mit den ausgeklügelten Suchfunktionen und dem Speichern von Informationen in elektronischen Akten, können Sie auch sehr schnell auf Kundenanfragen reagieren. Das ist besonders dann von großem Vorteil, wenn mehrerer Personen aus einem Unternehmen mit einem Kunden in Kontakt sind. Wenn Sie alle E-Mails und Unterlagen, die den Kunden betreffen, in einer elektronischen Akte ablegen, haben alle Personen die dazu berechtigt sind Zugriff auf diese Informationen. Sie können sofort auf Anfragen reagieren, ohne zuerst mit dem Kollegen Rücksprache zu halten oder sich von Ihm die letzte E-Mail zuschicken lassen zu müssen. Das stärkt die Bindung an bestehende Kunden und begeistert neue Interessenten. 

7. Schnellere Wiederherstellung versehentlich gelöschter Daten

Eine wichtige Funktion, die nicht nur Administratoren zu schätzen wissen, ist die schnelle Wiederherstellung versehentlich gelöschter Daten. Einige Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über Funktionen, mit denen Sie versehentlich gelöschte Daten einfach wiederherstellen können. Die Daten verbleiben für einen vorab definierten Zeitraum in einer Art „Papierkorb“ bis Sie endgültig gelöscht werden. Die Dateien können mit einem Klick wiederhergestellt werden. Der Vorgang dauert nur Sekunden und bindet keine Ressourcen, weder beim Administrator noch beim Mitarbeiter.

8. Schneller auf Versionen zurückgreifen – überschriebene Dokumente retten

Nahezu alle Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über eine automatische Versionierung. Damit können Sie nicht nur den Entstehungsverlauf nachvollziehen, sondern auch schnell auf alte Versionen zurückspringen. Das ist besonders dann ein großer Vorteil, wenn ein Dokument versehentlich mit einem neuen Inhalt überschrieben wurde. Mit einem kleinen Sprung auf die Vorversion ist das Dokument innerhalb von Sekunden wieder hergestellt. Die Inhalte müssen nicht noch einmal neu erstellt werden.

Fazit: Alltägliche Aufgaben können schneller erledigt werden

 

Mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System erledigen Sie viele alltägliche Aufgaben wesentlich schneller und effizienter. Da bleibt mehr Zeit, um sich aufwesentlichere, Umsatz bringende Aufgaben zu konzentrieren.

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