Ein Großteil der Kommunikation in Unternehmen wird heute per E-Mail abgewickelt und ist aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken.
Wurden anfangs eher unwichtige Dinge über diesen Kanal kommuniziert, ist es heute an der Tagesordnung Auftragsabsprachen per E-Mail zu treffen. Auch Verträge oder Rechnungen werden ganz selbstverständlich auf diesem Weg ausgetauscht.

Die innerbetrieblichen Abläufe haben sich dieser Entwicklung meist nicht angepasst. Während in Papierform eingehende Dokumente wie Bestellungen oder Eingangsrechnungen ordentlich an vorbestimmten Stellen im Unternehmen abgelegt werden, läuft es bei E-Mails eher weniger planmäßig. Entweder liegen die Dokumente auf einem (internen oder externen) Mailserver, der meist nicht dafür ausgelegt ist die Daten über viele Jahre hinweg sicher zu verwahren, ganz zu schweigen davon, dass diese Systeme in der Regel nicht revisionssicher arbeiten. Oftmals liegen die Daten aber auch nur in den lokalen Mail-Clients der einzelnen Mitarbeiter. Dadurch wird nicht nur ein zentraler Zugriff erschwert bzw. unmöglich, im schlimmsten Fall drohen Datenverluste bei PC- oder Mitarbeiterwechsel.

Eine unmittelbare Sicherung der E-Mails und ihrer Anhänge durch eine professionelle E-Mail-Archivierung wie inoxision Archive Mail bietet einen effektiven Schutz vor Datenverlust durch Anwenderfehler, Systemabstürze oder anderweitiger technischer Probleme.

Bei der Suche nach einer historischen E-Mail treten diese Schwächen sehr schnell zu Tage. Meist ist dann viel Zeit und Geduld erforderlich, während das Ergebnis selten dem entspricht, was man eigentlich benötigt hätte. Hinzu kommt, dass eine E-Mail-Recherche häufig dann nötig ist, wenn es schnell gehen muss, weil Sie sich gerade mitten in einem Kundengespräch befinden.

Bei inoxision Archiv Mail erfolgt die Suche datenbankbasierend und damit entsprechend performant. Darüber hinaus werden mit der bereits im Standard enthaltenen Volltextdatenbank auch Informationen gefunden, die sich im E-Mail-Body oder einem öffentlichen E-Mail-Anhang befinden.

Fazit: nicht nur rechtliche Anforderungen sollten die treibenden Faktoren bei Überlegungen zur E-Mail-Archivierung sein. Die wirtschaftlichen Vorteile, sowie vermeidbare Schäden durch den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierung können dazu beitragen, dass sich die Kosten einer Archivierungslösung schnell amortisieren.